Privacy policy

Last updated: 27 October 2026

Who is responsible

Anna-Carolina Friedrich, contact: casa.nuova.elba@gmail.com.

Casa Nuova is a private app of one family for their own holiday house. It is not a commercial service.

Google user data – what Casa Nuova does today

Who grants access: only the family's Google account casa.nuova.elba@gmail.com. Nobody else signs in with Google. When access is granted, Casa Nuova reads the account's e-mail address once to check that the right account was used.
Permission: Google Drive (https://www.googleapis.com/auth/drive). Google offers no permission limited to one folder, so the limit is set in Casa Nuova's server code: it only reads the family's one house folder and its subfolders.
What is read and stored: for each file in that folder and its subfolders: Google Drive file ID, name, file type, folder, description, creation and change date, version, checksum and size, and when Casa Nuova first and last found the file. This list is stored in Casa Nuova's database. File contents are not read or stored.
Automatic updates: Casa Nuova's server updates this list automatically every 15 minutes. For each update it records the time, the result, the number of folders and files found, added, changed and removed, and, if the update fails, a short technical error message – no file names or contents. Records older than 90 days are deleted automatically once a day.
Read-only: Casa Nuova currently does not write to Google Drive and does not delete, overwrite or change files. If a file disappears from the folder, its entry in the list is only marked as removed.
Access token: the long-term Google access (refresh token) is stored encrypted in Casa Nuova's database and is only used by Casa Nuova's server functions. Casa Nuova's code does not show it or write it to logs.
No other use: Casa Nuova does not sell Google user data, does not use it for advertising and does not use it to train or run artificial intelligence. Apart from the service providers listed below, which process data technically on Casa Nuova's behalf, it is not passed on to anyone outside the family.

Casa Nuova's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Planned: family accounts and guest access

Not active yet – nobody can sign in to Casa Nuova today. This section describes the planned design so that it can be read before it starts. The date on which sign-in starts will be added here, and this policy will be updated again if the design changes.

Who gets an account: the nine family members. Accounts are created individually by the person responsible; there is no public sign-up. Accounts for guests of the family are planned for a later stage and will also be created individually.
Account data: e-mail address, password (Supabase stores only a hashed form, not the password itself), role (owner, family member or guest), whether the account is active, and which person in the app the account belongs to. When someone signs in, Supabase will also record technical data such as the time, IP address and browser or device type, to keep the session running and to protect accounts against misuse. On the iPhone, the sign-in session is to be kept in the device's protected keychain. Account data is to be kept while the account is in use and deleted when it is no longer needed or on request.
Who sees which document: every entry in the document list has a visibility: owners only (the two legal owners of the house), family, or family and guests. New files start as owners only. This is to be checked by Casa Nuova's database for every request, not only in the app. Guests are to see only documents that were explicitly released for guests.
Changing visibility: family members are to switch a document between family and family and guests; only the owners are to set or lift owners only. This changes Casa Nuova's list only, never the file in Google Drive.

Other planned functions

Not available yet. This policy will be updated before any of it starts.

Opening documents in the app: a document's content is to be fetched from Google Drive when a signed-in family member opens it.
Adding documents in the app: documents added in the app are to be saved as new files in the house folder. The planned design does not delete, overwrite or change existing files.

Visiting this website

These pages contain no cookies, analytics or tracking code. When they are opened, the host processes technical access data such as the IP address, browser and time in order to deliver the pages and protect them against misuse.

Purposes and legal bases

Listing the family's house documents: the family's legitimate interest in managing their shared house (Art. 6(1)(f) GDPR).
Delivering and securing this website: legitimate interest in a working and secure website (Art. 6(1)(f) GDPR).

Service providers

Google – stores the documents in Google Drive under the family's own Google account and provides the access used by Casa Nuova.
Supabase – hosts Casa Nuova's database in the region Frankfurt (EU) with the document list and the encrypted Google access, and runs Casa Nuova's server functions. Server functions are not necessarily run in the EU.
Cloudflare (Cloudflare Pages) – hosts this website.

These providers are based in the United States or belong to US companies, so data may also be processed outside the EU. Which safeguards they use for this is described in their own privacy and data processing information.

How long data is kept

Entries in the document list stay as long as the file exists; entries marked as removed can be deleted on request. Records of the automatic updates are deleted automatically once they are older than 90 days. Supabase keeps its own technical logs (for example of server functions) according to its own retention periods. The Google access stays until it is revoked. Technical access data of this website is kept by the host according to its own deletion periods.

Revoking access and your rights

Access can be withdrawn at any time in the Google account under myaccount.google.com/permissions; Casa Nuova then can no longer reach Google Drive.

You have the right to access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and to object to processing based on legitimate interest. Write to casa.nuova.elba@gmail.com. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.

Deutsch – Kurzfassung

Verantwortlich: Anna-Carolina Friedrich, Kontakt: casa.nuova.elba@gmail.com. Casa Nuova ist eine private, nicht kommerzielle Familien-App für das eigene Ferienhaus.

Heute: Nur das Familienkonto casa.nuova.elba@gmail.com erteilt den Google-Drive-Zugriff; dabei wird einmal die E-Mail-Adresse des Kontos geprüft. Casa Nuova liest nur den Hausordner der Familie und seine Unterordner und speichert eine Dateiliste (Google-Drive-Datei-ID, Name, Typ, Ordner, Beschreibung, Datum, Version, Prüfsumme, Größe, wann Casa Nuova die Datei zuerst und zuletzt gefunden hat) in der Datenbank. Die Liste wird alle 15 Minuten automatisch aktualisiert; zu jedem Lauf werden Zeit, Ergebnis, Anzahlen und bei Fehlern eine kurze technische Fehlermeldung gespeichert (keine Dateinamen oder Inhalte); Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden täglich automatisch gelöscht. Dateiinhalte werden nicht gelesen oder gespeichert. Casa Nuova schreibt derzeit nichts in Google Drive und löscht oder verändert keine Dateien. Der Google-Zugang liegt verschlüsselt in der Datenbank; der Code von Casa Nuova zeigt ihn nicht an und schreibt ihn nicht in Logs. Casa Nuova verkauft die Daten nicht und nutzt sie nicht für Werbung oder KI. Außer an die unten genannten Dienstleister, die die Daten technisch im Auftrag verarbeiten, werden sie nicht an Personen außerhalb der Familie weitergegeben. Die Nutzung von Daten aus Google-APIs folgt der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Geplant, noch nicht aktiv – heute kann sich niemand anmelden: Konten für die neun Familienmitglieder, einzeln angelegt, ohne öffentliche Registrierung; Gastkonten später, ebenfalls einzeln. Gespeichert würden E-Mail-Adresse, Passwort (bei Supabase nur als Hash), Rolle (Eigentümer, Familie, Gast), Aktiv-Status und die zugehörige Person in der App; bei der Anmeldung zusätzlich technische Daten wie Zeit, IP-Adresse und Browser- bzw. Gerätetyp. Die Sitzung soll auf dem iPhone im geschützten Schlüsselbund liegen. Jedes Dokument hat eine Sichtbarkeit: nur Eigentümer (die beiden rechtlichen Eigentümer des Hauses), Familie oder Familie und Gäste; neue Dateien starten als „nur Eigentümer“. Das soll die Datenbank bei jeder Anfrage prüfen. Gäste sollen nur ausdrücklich für Gäste freigegebene Dokumente sehen. Familienmitglieder sollen zwischen „Familie“ und „Familie und Gäste“ wechseln können, „nur Eigentümer“ sollen nur die Eigentümer setzen oder aufheben; Google Drive ändert sich dadurch nicht. Das Startdatum wird hier ergänzt.

Weitere geplante Funktionen (diese Erklärung wird vorher aktualisiert): Öffnen von Dokumenten in der App, Hinzufügen von Dokumenten als neue Dateien; die geplante Umsetzung löscht, überschreibt oder verändert keine bestehenden Dateien.

Diese Seiten enthalten keine Cookies, Analyse- oder Tracking-Funktionen; der Hoster verarbeitet technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verwaltung des gemeinsamen Hauses, sicherer Betrieb der Website). Dienstleister: Google (Google Drive), Supabase (Datenbank in der Region Frankfurt; Server-Funktionen nicht zwingend in der EU), Cloudflare (Website). Die Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu US-Unternehmen; eine Verarbeitung außerhalb der EU ist daher möglich. Welche Garantien sie dafür nutzen, steht in ihren eigenen Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsinformationen. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Widerruf des Google-Zugriffs jederzeit unter myaccount.google.com/permissions.